Procedura Reclamo Legal Professional network

Per i  servizi erogati da Legal Professional Network SRL

La procedura di seguito riportata illustra le modalità operative previste da LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL per la gestione dei reclami ricevuti.

LEGAL PROFESSIONAL NETWORK adotta la seguente procedura interna per assicurare e garantire:

• Una sollecita ed esaustiva trattazione dei reclami presentati;
• l’uniformità di comportamento dei professionisti, delle varie unità organizzative interne ed esterne coinvolte nell’erogazione dei servizi
• il rispetto delle indicazioni della Certificazione UNI EN ISO 9001:2008, con particolare riguardo alle prescrizioni previste al paragrafo 5 del Manuale per la Qualità.

Nell’adottare la procedura di gestione dei reclami ci si ispira ai seguenti Principi Generali e Definizioni.

Principi generali

La procedura si basa sui seguenti principi:

• Accessibilità: la procedura di reclamo è facilmente accessibile per tutti i Clienti
• Tracciabilità: il reclamo deve essere sempre  registrato
• Tempestività: garantisce risposta al reclamo nel più breve tempo possibile
• Trasparenza: devono sempre essere rese note ai Clienti le modalità con cui presentare il reclamo e i
  suoi diritti, oltre ad essere garantita la massima trasparenza nella rendicontazione sull’attività di
  gestione dei reclami;
• Chiarezza: nelle risposte indirizzate ai Clienti occorre spiegare sempre in maniera chiara le ragioni della scelta compiuta da CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL
• Correttezza: nella gestione del reclamo la condotta da CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL è improntata alla massima correttezza nei confronti dei Clienti
• Obiettività: ci impegniamo a trattare ogni reclamo in modo equo, obiettivo e senza pregiudizi durante
  l'intero processo di gestione
• Gratuità: CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL garantisce la
  gratuità dell’interazione con il personale preposto alla gestione dei reclami.
• Riservatezza: CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL si impegna
  a salvaguardare la riservatezza dei procedimenti di mediazione e sulle informazioni ricevute per il
  reclamo, divulgandole solo se necessario con il consenso esplicito del Cliente o del reclamante.

Definizioni

• Cliente: persona fisica o giuridica che ha acquistato un Servizio da CONCILIANDO MED DI
  LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL
• Servizio: attività economica organizzata erogata da CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL e disciplinata dalle specifiche  Condizioni Generali di Servizio
• Reclamante: cliente o suo rappresentante che presenta un reclamo a CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL
• Reclamo: espressione d’insoddisfazione relativamente a un servizio erogato da CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL con richiesta di rimedio.

I Reclami per poter essere considerati tali, e gestiti all’interno della presente procedura ed essere trattati nelle modalità riportate devono essere formulati per iscritto.

Il reclamo potrà essere redatto utilizzando il modulo disponibile sul Sito internet o in forma libera seguendo lo schema sottoriportati

Il reclamo dovrà contenere le seguenti informazioni obbligatorie:

a. Nome e cognome/denominazione del soggetto che attiva il reclamo

b. Nome e cognome/denominazione del soggetto che invia o consegna il reclamo (se diverso)

c. Identificazione del Servizio a cui il reclamo si riferisce.

Se il reclamo è relativo a un procedimento di mediazione amministrata o conciliazione è obbligatorio indicare il numero del procedimento attribuito da CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL

Se il reclamo è relativo a un corso di formazione è  obbligatorio indicare il titolo del corso, la data e il luogo di erogazione.

d. Motivi del reclamo: Se il reclamo è relativo a un procedimento di mediazione o conciliazione le informazioni fornite dovranno garantire il rispetto della riservatezza prevista dalla normativa vigente e dal
Regolamento di CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL, e dunque non riportare informazioni o notizie relative a soggetti che hanno preso parte alla mediazione senza la loro formale autorizzazione.

e. La soluzione richiesta

f. L’autorizzazione esplicita all’utilizzo da parte di  CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL delle informazioni fornite nel reclamo,
al fine della sua definizione.

Il reclamo deve essere presentato con una delle seguenti modalità:

• inviandolo via mail all’indirizzo RECLAMI@LEGAPROFESSIONALNETWORK.ORG
• inviandolo per raccomandata AR o brevi manu direttamente c/o gli uffici della LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL, VIA UFENTE 20, LATINA .In caso di consegna diretta presso la sede sopra indicata, chi riceve il modulo farà controfirmare all’utente il modulo di avvenuta ricezione del reclamo.
  Al ricevimento del reclamo è assegnato da CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL un numero identificativo univoco ed è individuato un Responsabile del reclamo per gestire il processo di valutazione e risoluzione della controversia e per l’aggiornamento del Registro Reclami.

di Fornitura del Servizio, dei Regolamenti, dei Codici Etici vigenti al momento dell’erogazione del Servizio reclamato e se necessario, conduce un'indagine più approfondita coinvolgendo il personale della Segreteria dell’Organismo, il mediatore, il formatore e/o i  professionisti coinvolti nell’erogazione del Servizio nel rispetto dei principi di riservatezza.

CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL si impegna a fornire un riscontro al Cliente entro dieci giorni lavorativi, tuttavia se durante la fase istruttoria si rendono necessari ulteriori chiarimenti o acquisire specifica documentazione, ciò può influire sui tempi di esame e in tal caso CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL comunicherà al Cliente il motivo del ritardo e la data di probabile risposta.

Il Responsabile designato per la valutazione del reclamo esprime il proprio giudizio sul reclamo dichiarandone la fondatezza o l’infondatezza (Accolto/Rigettato).

Nell’ipotesi in cui lo ritenga fondato, individua le specifiche iniziative da assumere ai fini della sua risoluzione, anche diverse da quelle proposte dal Cliente nel reclamo, e predispone la risposta definitiva da trasmettere per iscritto al reclamante.

Nell’ipotesi di reclamo ritenuto infondato,  CONCILIANDO MED DI LEGAL PROFESSIONAL NETWORK SRL e il Cliente potranno utilizzare gli ulteriori strumenti di risoluzione delle controversie indicati nelle specifiche Condizioni Generali del Servizio.

1. I dati generali del reclamo:
   a. Codice progressivo per anno
   b. Data di ricezione
   c. Data di chiusura definitiva
2. I dati del soggetto che ha inviato il reclamo:
   a. Nome e cognome/denominazione
   b. Contatto del Mittente del reclamo (telefono, fax o e-mail)
   c. Natura del reclamo(oggetto del reclamo e motivazioni)
3. I dati del responsabile del reclamo
4. L’esito del reclamo:
   a. L’esito finale del reclamo (Accolto/Rigettato)
   b. Le motivazioni di accettazione/rigetto del reclamo
5. Il ricorso alla blind negotiation sul Portale 4C4C.eu e il suo esito (positivo/negativo)

I dati dell’interessato saranno trattati conformemente a quanto previsto dal Regolamento Europeo GDPR, nelle modalità e per le finalità descritte nell’informativa  completa scaricabile sul sito  www.legalprofessionalnetwork.org, a cui si rimanda, segnalando sin d’ora che gli interessati potranno   esercitare i diritti ad essi riconosciuti dalla normativa vigente in materia, scrivendo all’indirizzo mail privacy@legalprofessionalnetwork.org